Maximize a sua licença de Office365

A suíte de aplicações Office da Microsoft percorreu um longo caminho desde que migrou para a nuvem. Embora ainda possa optar pelas licenças vitalícias da empresa, subscrever o Office 365 é a escolha mais inteligente.

As aplicações do Office e os documentos que cria estão acessíveis em qualquer lugar desde que diponha de uma ligação á internet, mas isto é realmente o mínimo que o Office365 oferece. Se optar pelo pacote Premium, terá acesso a aplicações de comunicação e colaboração que pode utilizar para aumentar a produtividade da sua empresa. Abaixo deixamos algumas ideias de como pode fazer isso:

Construa uma intranet envolvente utilizando o SharePoint

Ao contrário da internet, que é uma rede megalítica que abrange todo o mundo, uma intranet é basicamente uma rede privada construída para uso exclusivamente para uso interno na sua empresa. Tudo começou como um repositório de informações básicas da empresa, de seguida, evoluiu para um sistema de gestão de documentos, um portal de Recursos Humanos (onde a equipa pode colocar as folhas de ausência), uma plataforma para partilha de conhecimento e de fóruns de discussão, e uma plataforma social onde os utilizadores são ambos consumidores e criadores de conteúdo centrado na empresa.

Se utilizar o Microsoft Word e o Excel para criar documentos, o SharePoint é a plataforma onde a sua equipa pode manter e partilhar esses arquivos. Construir fóruns que reforçam a colaboração, bibliotecas de informação que ajudam a equipa a alavancar o conhecimento coletivo e fóruns que informam e convidam a equipa a envolver-se no que se passa dentro da empresa.

Desfrute da colaboração contínua entre a sua equipa

A Microsoft elava ao próximo nivel a colaboração com o Teams, uma ferramenta que permite que crie espaços de trabalho partilhados. No espaço de trabalho do Teams, cada membro pode partilhar ficheiros, bem como comentar e trabalhar nos documentos uns dos outros. Imagine ter de fazer tudo isto via e-mail – provavelmente iria tecer um emaranhado de vários tópicos e anexos.

Além disso, o Teams têm meios de comunicação, como conferência na web, chat em grupo e reuniões on-line ao vivo. Como o Teams pode ser usado em desktops, portáteis e dispositivos móveis, os colaboradores podem partilhar informações e conectar funcionários da linha da frente, como operadores e vendedores.

Coordene o seu trabalho com o Planner

Se o Teams é o centro de comunicações do Office365, o Planner é o seu Quadro Kanban – uma ferramenta de visualização do fluxo de trabalho dos projetos que permite categorizar tarefas de acordo com seu estado de progresso. Um Quadro Kanban físico é limitado pelo tamanho dos post-its utilizados, mas com o Planner, pode atribuir tarefas aos membros da equipa, anexar arquivos relevantes e discutir tarefas sem sair da aplicação.

Automatize tarefas com o Flow

Há tarefas que promovem o pensamento crítico, mas também há tarefas que são tediosas e repetitivas. Um exemplo de tal tarefa é preparar uma demonstração de resultados. Isso geralmente envolve enviar uma declaração de receitas finalizada para os seus superiores e arquivá-la. Automatizar o passo do arquivo facilitaria significativamente este fluxo de trabalho.

Com o Flow, pode facilmente criar fluxos de trabalho detalhados que realizam tarefas automaticamente depois de cumprir determinadas regras. Também pode fazer diferentes aplicações “falar” umas com as outras (por exemplo, ter os novos ficheiros do OneDrive copiados para a sua conta Dropbox), desde que as integrações permitam que façam isso. Imagine não ter que mudar entre tantas aplicações – isto vai salvar á sua equipa muito tempo e espaço mental para fazer tarefas mais valiosas que adicionam mais valor à sua empresa.

Deixe sua equipa evoluir de meros utiizadores do Office para se tornarem membros de equipas sinérgicas! Entre em contato conosco para saber mais sobre como você pode retitar mais valor da sua assinatura do Office 365.

A Brumma TI pode ajudá-lo contacte-nos hoje mesmo!